在檔案管理中，RFID可用于檔案實(shí)體管理，如檔案進(jìn)出檔案庫(kù)房登記、借閱登記、歸還登記、入庫(kù)檔案清點(diǎn)等。這些功能，雖然用條形碼也能實(shí)現(xiàn)，但是條形碼登記只能逐卷進(jìn)行，用RFID技術(shù)，當(dāng)管理員捧著一疊或用手推車推著一批檔案進(jìn)出裝有電子標(biāo)簽閱讀器的庫(kù)房門時(shí)，閱讀器會(huì)自動(dòng)將這批檔案的案卷號(hào)輸入計(jì)算機(jī)或在檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中對(duì)相關(guān)檔案的條目打上進(jìn)出庫(kù)房的標(biāo)志。一維條形碼的容量很小，一般不超過30個(gè)字符，只能記錄簡(jiǎn)單的檔案編號(hào)。二維條形碼也只能達(dá)到1K。而電子標(biāo)簽的容量可以高達(dá)數(shù)兆。因此用它不但可以記錄檔案的著錄內(nèi)容，甚至可以記錄電子文件內(nèi)容，將電子標(biāo)簽貼在相關(guān)的紙質(zhì)文件上，可實(shí)現(xiàn)電子文件和紙質(zhì)文件的一體化保存。電子標(biāo)簽的遠(yuǎn)距離識(shí)別還有一些特殊的用途，如有時(shí)我們將歸還的檔案放錯(cuò)了庫(kù)位，尋找十分困難。如果檔案上貼了電子標(biāo)簽，管理員只要手持移動(dòng)閱讀器在庫(kù)房中巡視，當(dāng)發(fā)現(xiàn)需要尋找的檔案時(shí)，閱讀器會(huì)自動(dòng)提醒管理員該檔案的所在位置。

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